根据1955年中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》及1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》这两个法规性文件推行的部门立卷制度和《高等学校档案管理办法》中的相关规定，我校在立卷工作中严格实行部门立卷制度。

一、具体要求

1.学校各部门要有一位负责人分管档案工作，同时确定责任心强、工作认真的同志做专（兼）职档案员，具体承担本部门各类材料的收集、整理和归档工作。

2.各教学培养单位要有专门负责人分管教学档案工作。

3.科研、基建项目负责人在项目立项时，指定专人负责日常工作中各类文件材料的收集、积累、保管和归档工作。

4.学校档案馆负责对全校各部门的归档工作进行指导、监督，并对归档案卷质量进行检查、验收。

二、立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的由党委/校长办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2.以学校党委/行政名义的发文，由党委/校长办公室立卷归档（其电子文件一并归档）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档（其电子文件一并归档）。

3.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党委/校长办公室立卷归档。

4.校内各单位向学校党委/行政的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由学校办公室立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

5.两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

6.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

7.重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

8.科研项目材料由科研处立卷归档。

9.基建工程项目材料由学校基建、后勤等部门立卷归档。

10.教学档案需分类积累，各学院做好存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作，定期进行整理，归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。