白城师范学院档案工作管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》的规定，为加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，充分发挥档案资源在学校发展建设中的作用，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校档案是指学校各单位从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。学校档案分为：综合档案（党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版物类、产品生产类、外事类、会计类）、干部人事档案、学生档案。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是重要的信息资源和历史凭证，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 学校档案馆是学校档案工作的归口管理部门，应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

第五条 学校各部门、各单位（以下统称“各单位”）在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由档案馆集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的综合开发利用，实现资源共享。

第二章 管理体制、机构及职责

第六条 学校档案工作由吉林省人民政府教育行政部门主管。接受省、市政府档案行政部门在其职责范围内对我校档案工作进行业务指导、监督和检查。

第七条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，是永久保存和提供利用本校档案资料的机构。档案馆的职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）组织制订、实施学校关于档案工作的规章制度和工作规划，指导学校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查；

（三）负责建立、健全学校档案工作网络，做好学校各单位档案的立卷归档指导和档案分室的业务指导，对全校专（兼）职档案工作人员进行业务指导和培训；

（四）负责收集（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；

（五）保守档案秘密，确保档案实体安全，维护档案的完整、准确、系统；

（六）做好“防火、防盗、防虫、防霉、防鼠、防强光、消毒、净化及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命；

（七）编制检索工具，编研、出版档案史料和参考资料，多形式、深层次开发档案信息资源和校史研究；

（八）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（九）开展档案的开放和利用工作；

（十）强化现代技术应用，进行数字档案馆建设，做好档案软件的管理、维护和利用工作；

（十一）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育、爱校荣校教育及管理知识制度教育功能；

（十二）开展档案工作学术研究和交流活动；

（十三）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导；

（十四）围绕学校中心工作，完成上级部门和学校领导交办的其它任务。

第八条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第九条 学校各单位应配备兼职档案工作人员，负责本单位档案材料的收集、整理和归档工作，根据学校档案工作的有关规定，完整、规范、按时完成本单位纸质文件和电子文件的立卷归档工作，确保本单位归档的各类档案材料齐全、完整、质量合格。

第三章 档案的接收

第十条 学校档案实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十一条 学校档案的分类，以及各类文件材料的归档范围和保管期限，按照国家有关法律法规执行。文件材料的归档范围是：

（一）综合档案

1.党群类：主要包括学校党委、工会、妇委会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料；

2.行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料；

3.教学类：主要包括在学校教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的教学综合管理、招生就业、学籍管理、学位工作、毕业生工作和教材等方面的文件材料；

4.科研类：主要包括学校在科研管理和科研实践活动中形成的科研综合、科研项目、科研成果等方面的文件材料；

5.基本建设类：主要包括学校在基建管理和基建项目实施工作中形成的文件材料；

6.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料；

7.产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等；

8.出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；

9.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料；

10.财会类：主要包括学校在财务管理和财务核算活动中形成的财会综合、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等方面的文件材料。

（二）干部人事档案：主要包括履历类材料，自传和思想类材料，考核、鉴定类材料，学历学位、专业技术职务（职称）类材料、学术评鉴和教育培训类材料，政审、审计和审核类材料，党、团类材料，表彰奖励类材料，违规违纪违法处理处分类材料，工资、任免、出国和会议代表类材料和其他可供组织参考的材料。

（三）学生档案：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

第十二条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位应当按照归档要求，组织人员对本单位形成的各类档案及时整理和立卷，经档案馆检查合格后向档案馆移交。立卷归档涉及多个单位的，由文件的主办单位归档，其他单位协办。

第十三条 档案密级的划分由立卷归档单位提出，经学校负责保密工作的部门审核后，由具备保密资格的专职档案员负责接收。

第十四条 归档的档案材料应符合下列要求：

（一）档案材料要遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系，分类组卷；

（二）档案材料应当齐全完整，用纸规范、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求；

（三）归档纸质档案材料，须经系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录；要用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具；无涂改痕迹，已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档；

（四）档案案卷标题要简明确切，文件登记时信息录入应符合规范要求，电子文件上传应符合规定格式；

（五）纸质文件应与电子文件双套归档，凡需要归档的又没有电子版的文件须在数字化处理之后一并归档；

（六）来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件与传统载体档案具有同等效力，应当通过符合安全管理要求的网络或存储介质向档案馆移交。

第十五条 各类档案材料的归档时间要求如下：

（一）党政管理类档案材料和能按自然年度归档的文件材料，应在次年六月底前归档；

（二）教学类档案材料按教学年度归档，应在次年九月底前归档；

（三）科研、基建、设备项目和专题性、成套性档案，应在项目完成并通过结题、验收（鉴定）后三个月内归档；

（四）财会类档案由计财处整理归档，于次年六月底前移交学校档案馆统一保管；

（五）实物类、人物类档案可随时归档；

（六）上级规定应移交的档案应按要求随时移交；

（七）接收档案必须履行相应手续，填写移交清单（册），一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

第十六条 学校师生员工在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照第十五条规定向档案馆及时移交，集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。

第十七条 学校师生员工在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校将予以奖励。

第四章 档案的保管

第十八条 档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：

（一）建立健全有关管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化；

（二）配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，确保档案安全；

（三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；

（四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。

第十九条 档案馆负责对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具；根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度；做好档案的利用效果登记。

第二十条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复档案应及时数字化，加工成电子档案保管。要建立和健全库房管理制度，确保档案安全。

第二十一条 档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行检查和统计。

第二十二条 档案馆要组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案，应成立销毁档案领导小组，并征得有关部门的同意，编制清册，报主管校领导审批。销毁时学校有关部门应派人参加，并在会签单上签名、盖章。

第二十三条 电子档案管理信息系统作为学校信息系统的重要部分，要不断改进和完善，并与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

第五章 档案的利用

第二十四条 未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属于下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的；

（五）学校重要会议记录。

第二十五条 档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。其内容包括：

（二）学校工作人员查阅非主管单位的档案，需经主管单位领导批准，方可查阅；

（三）学校工作人员确因本单位工作需要借出档案时，必须严格履行档案的借阅手续，利用者对所借阅档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管，及时归还。归还档案时，要当面点清并予以注销；

（四）学校工作人员必须借出、摘抄、复制非本单位归档的涉密及控制使用的档案时，需经本单位负责人、归档单位负责人、档案馆馆长批准，涉及重大问题或重要秘密的档案，需经校领导批准；

（五）外单位及个人利用档案，必须持该单位介绍信或工作证及本人身份证复印件，委托他人办理的，委托人需持受委托人委托书及本人身份证复印件及委托人身份证复印件，并在介绍信内注明需要查阅的事由，特殊情况必须经档案主管领导批准后方可查阅；

（六）本校工作人员查、借阅本人科研档案，必须持本人工作证，并办理借阅手续后，方可借阅。借阅非本人科研档案，特别带密级的档案，经档案形成部门同意后，只限在档案馆查阅，不得借出。申请专利的科研档案，只限本人或项目负责人借阅；

（七）档案利用者对所查、借阅的档案要妥善保管，阅读案卷时严禁吸烟、拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注、私自摘抄、拍照等，保证档案的安全、完整、洁净。如发现上述情况发生，要追究其责任，严肃处理；

（八）复制档案，一律由档案馆负责办理，档案的摘抄、复制件需经档案工作人员核对，加盖公章，方能生效；

（九）借出的档案必须在规定时间内归还，归还中如发现有转借、损坏、丢失等情况，应视情节和有关规定予以处理；

（十）丢失档案，特别是丢失机密档案，一律按《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》第四十九条有关规定，予以处罚。

第二十六条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案证明专用章的档案复印件，与原件具有同等效力。

第二十七条 为高效快捷提供档案利用，档案馆应根据学校需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，并积极开展编史修志、展览宣传工作，传承传播档案文化。

第六章 条件保障

第二十八条 档案工作所需经费应当列入学校预算，保证档案工作的需求。

第二十九条 应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照国家有关规定及时进行扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第七章 奖励与处罚

第三十条 学校建立档案工作检查、考核、评估制度。对在学校档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，学校给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案工作研究中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十一条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第八章 附 则

第三十二条 本办法自公布之日起施行，并由档案馆负责解释。